Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Ein Datenschutzbeauftragter ist bei uns nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen nach § 38 BDSG nicht vorliegen. Datenschutzrechtliche Anfragen richten Sie bitte direkt an die oben genannte Kontaktadresse.

Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen. Wir betreiben die Website www.easy-fileservice.com sowie den SaaS-Dienst EasyFileService (nachfolgend zusammen „Dienst" genannt).

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Bestandsdaten (Name, Firmenname, Anschrift)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Zugangsdaten (Benutzername, verschlüsseltes Passwort)
• Nutzungsdaten (Zugriffsdaten, Protokolldateien)
• Vertragsdaten (gewähltes Paket, Rechnungsdaten)
• Inhaltsdaten (im Rahmen des Portalzugriffs hochgeladene Daten wie Auftragsdaten, Fahrzeugdaten, Kundendaten)
• Meta-/Kommunikationsdaten (IP-Adressen, Zeitstempel)

Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten sind: Hosting-Dienstleister (als Auftragsverarbeiter), Zahlungsdienstleister (PayPal), ggf. IT-Dienstleister und Support-Dienstleister. Eine Übermittlung an weitere Dritte erfolgt nur auf gesetzlicher Grundlage oder mit Ihrer Einwilligung.

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden durch den Webserver automatisch folgende Daten erhoben und in Protokolldateien gespeichert:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Besuchte Unterseiten
• Website, von der der Zugriff erfolgte (Referrer-URL)
• Meldung, ob der Abruf erfolgreich war (HTTP-Statuscode)
• Übertragene Datenmenge
• Verwendeter Browser, Version und Betriebssystem
• Name des Access-Providers

Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt, die eine unmittelbare Identifizierung Ihrer Person ermöglichen würden, und nicht zu Marketingzwecken ausgewertet.

Zweck: Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website, Erkennung und Abwehr von Angriffen sowie Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse). Ein Widerspruchsrecht besteht insoweit nicht, da die Erhebung für den Betrieb der Website technisch zwingend erforderlich ist.

Weitergabe: Die Protokolldaten werden auf Servern unseres Hosting-Dienstleisters verarbeitet (siehe Ziffer 7). Eine weitere Weitergabe findet nicht statt.

Speicherdauer: Protokolldateien sind für Administratoren maximal 24 Stunden direkt zugänglich. Danach werden sie spätestens nach vier Wochen endgültig gelöscht, sofern keine konkreten Anhaltspunkte für einen Sicherheitsvorfall eine längere Speicherung erfordern.

Wenn Sie über unser Kontaktformular, per E-Mail oder Telefon Kontakt mit uns aufnehmen, etwa um Informationen über unsere Dienstleistungen anzufragen, verarbeiten wir folgende Daten:

• Name
• Firmenname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (sofern angegeben)
• Inhalt Ihrer Anfrage
• IP-Adresse und Zeitstempel der Übermittlung (bei Nutzung des Kontaktformulars)

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Klärung von Rückfragen, Vorbereitung eines möglichen Vertragsschlusses.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss eines Nutzungsvertrages gerichtet ist (vorvertragliche Maßnahmen); im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).

Weitergabe: Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt. Die Daten werden ausschließlich intern zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.

Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch nach 6 Monaten ab dem letzten Kontakt, sofern kein Vertragsverhältnis begründet wurde. Kommt ein Vertrag zustande, gilt die Speicherdauer für Kundendaten (siehe Ziffer 5).

Im Rahmen des Abschlusses und der Durchführung des Nutzungsvertrages für unsere Dienstleistungen verarbeiten wir folgende Daten:

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch unserer Website auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Einstellungen und Daten zum Austausch mit unserem System über Ihren Browser speichern.

Unsere Website und der Dienst EasyFileService werden bei einem externen Hosting-Dienstleister betrieben:

Der Hoster verarbeitet in unserem Auftrag die auf dieser Website und im Portal erfassten personenbezogenen Daten, insbesondere IP-Adressen, Zugangsdaten, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten sowie sonstige im Betrieb des Dienstes anfallende Daten.

Zweck: Sichere, schnelle und effiziente Bereitstellung unseres Online-Angebots.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung des Dienstes).

Auftragsverarbeitung: Mit dem Hoster wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, der die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen sicherstellt.

Soweit wir Dienstleister einsetzen, die ihren Sitz außerhalb der EU/EWR haben oder dort Daten verarbeiten, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.

Im Einzelnen:

• PayPal: PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. gehört zum US-amerikanischen Konzern PayPal Inc. Für Übermittlungen in die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission auf Grundlage des EU-US Data Privacy Frameworks (Beschluss vom 10. Juli 2023). PayPal Inc. ist unter diesem Framework zertifiziert.
• Google Analytics: Google Ireland Limited gehört zum Konzern Alphabet Inc. (USA). Für Übermittlungen in die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission auf Grundlage des EU-US Data Privacy Frameworks (Beschluss vom 10. Juli 2023). Google LLC ist unter diesem Framework zertifiziert. Ergänzend werden EU-Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart.

Für die Abwicklung von Zahlungen nutzen wir den Dienst PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22-24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg). Bei Auswahl einer Zahlungsart über PayPal werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (insbesondere Name, Rechnungsadresse, Zahlungsdaten) an PayPal übermittelt.

Zweck: Abwicklung des Zahlungsvorgangs im Rahmen des Nutzungsvertrages.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Weitere Informationen zum Datenschutz bei PayPal finden Sie unter: https://www.paypal.com/de/legalhub/paypal/privacy-full

Im Rahmen der Nutzung von EasyFileService versenden wir transaktionale E-Mails, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind, insbesondere:

• Registrierungsbestätigung und Kontoaktivierung
• Auftragsbenachrichtigungen und Statusänderungen
• Rechnungen und Zahlungsbestätigungen
• Systembenachrichtigungen (z.B. Passwort-Reset)

Zweck: Technische und vertragliche Abwicklung des Nutzungsverhältnisses.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Speicherdauer: E-Mail-Korrespondenz mit Vertragsrelevanz wird für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert (§ 257 HGB: 6 Jahre; § 147 AO: 10 Jahre für steuerrelevante Inhalte).

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO ein, um Ihre personenbezogenen Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Die Wirksamkeit unserer Maßnahmen wird regelmäßig überprüft, bewertet und bei Bedarf angepasst.

Zu unseren eingesetzten Maßnahmen gehören insbesondere:

• TLS-Verschlüsselung der gesamten Datenübertragung (erkennbar am Schlosssymbol in der Adressleiste Ihres Browsers)
• Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern (kein Zugriff im Klartext)
• Zugriffsbeschränkungen auf personenbezogene Daten nach dem Prinzip der minimalen Rechtevergabe
• Regelmäßige Sicherheitsupdates der eingesetzten Systeme

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt. Statistische Auswertungen der Nutzungsaktivitäten (z.B. Auftragsvolumen) dienen ausschließlich der Verbesserung des Dienstes und führen zu keiner automatisierten Einzelentscheidung.

Im Rahmen der Registrierung und Nutzung von EasyFileService sind bestimmte Angaben (z.B. Name, Firmenname, E-Mail-Adresse, gewähltes Paket) vertraglich erforderlich. Ohne diese Daten kann das Nutzungsverhältnis nicht begründet und der Dienst nicht erbracht werden. Darüber hinausgehende Angaben sind freiwillig.

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen, insbesondere über Verarbeitungszwecke, Datenkategorien, Empfänger, Speicherdauer und das Bestehen automatisierter Entscheidungsfindung.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen, insbesondere wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten oder der Verarbeitung widersprochen haben.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder auf einem Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt, können Sie verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermitteln oder direkt an einen anderen Verantwortlichen übertragen.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Siehe gesonderten Hinweis unter Ziffer 17.

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes oder Ihres Arbeitsplatzes wenden.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) beruht.

Nach Ausübung des Widerspruchs werden wir Ihre Daten zu diesen Zwecken nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widersprüche richten Sie bitte an: info@doho-engineering.com